🦇 Co Zrobić Ze Starymi Dokumentami

Wystarczy, że wybierzesz interesujące Cię miejsce i dotkniesz odpowiedniej ikony. To wszystko, co musisz zrobić, aby cieszyć się ładnym widokiem. 9. Wykorzystaj starego Androida jako interaktywną ramkę do zdjęć. Wykorzystaj swoje stare urządzenie do wyświetlania zdjęć, które przywołają Twoje wspomnienia. Wystarczy, że Poczytajmi.pl to akcja, która pozwala bezpłatnie oddać niechciane książki do bibliotek i czytelni w szkołach, szpitalach i domach dziecka w całej Polsce. Nie musisz nawet wychodzić z domu, żeby to zrobić. Organizatorzy akcji wyślą do Ciebie kuriera. Możesz też bezpłatnie nadać paczkę z książkami w paczkomacie. Możesz śmiało rozpoznać palacza po zapachu jego ciuchów. Nie ma znaczenia, jakie papierosy pali: mocne, light, czy mentolowe, nie da się uniknąć przesiąknięcia ubrań zapachem papierosów. Najlepszym, co można zrobić to zamaskować ten przykry zapach. Poniżej znajdziesz wskazówki jak to zrobić. Czy można w takim razie zrobić ze starymi meblami coś pożytecznego? Mamy dobrą wiadomość. Istnieje naprawdę wiele sposobów na stare meble, nie musisz ich wyrzucać. Może się okazać, że będą one przydatne, nadasz im drugiego życia. Sprawdź, co można zrobić ze starymi meblami, aby nie było konieczności pozbywania się ich. Stare komputery i laptopy najlepiej od razu sprzedać. Można też zwyczajnie oddać je do skupu bądź też do firm, które zajmują się ich przetwarzaniem lub niszczeniem. Jedno jest tu jednak bardzo ważne, zanim obecny właściciel cokolwiek zrobi ze sprzętem, powinien udać się z nim do firmy, która solidnie wyczyści jego zawartość NIEZWYKŁE POMYSŁY Z BATERIAMIWitajcie! Dzisiaj mamy dla was wyjątkowy temat. Jak wiecie, lubimy robić ciekawe rzeczy ze zwykłych przedmiotów codziennego użyt Osiedlowe sklepy, do których można oddać ubrania na wagę, nie jest już jedyną opcją podarowania nieużywanej odzieży drugiego życia. W zależności od tego, co masz do oddania i co chcesz zyskać, możesz pomóc potrzebującym albo zarobić. I zadbać o ekologię. Co zrobić ze starymi orzechami włoskimi? Stare orzechy włoskie mają grubsze skórki, a przez to ich smak jest gorzki. Nie oznacza to jednak, że nie da się ich wykorzystać w kreatywny sposób. W pomielonej postaci nadają się na nawóz w ogrodzie albo naturalny drenaż pod krzewy i drzewka. Orzechy takie dobrze nadają się również na Punktu Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych, w tym także elektrośmieci (adresy dostępne na stronach Urzędów Gminy); sklepu/hurtowni z oświetleniem: w niektórych znajdują się pojemniki na poszczególne rodzaje niesprawnych żarówek; sklepu motoryzacyjnego, w którym można zostawić stare żarówki przy okazji zakupu nowych. Aby zmienić nazwę firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), należy wypełnić formularz CEIDG-1. Wymagane jest podanie numeru NIP, REGON oraz daty rejestracji firmy. Ponadto, należy podać nową nazwę firmy oraz jej adres. Wszystkie dane muszą być poprawne i zgodne z aktualnymi przepisami prawa. To mógł mieć bez tego całego kramu; najważniejszy był nowy, kompromitujący kogoś dokument, który Bunder ukrywał w sobie tylko znanym miejscu. Właśnie zapewne z tymi dokumentami w teczce tak po prostu sobie odszedł, wczesnym rankiem przekroczył pieszo dwa skrzyżowania i wszedł do gmachu policji. Co zrobić z przedawnionymi dokumentami? Stosy piętrzących się dokumentów, to często spotykany widok w wielu biurach. Ze względu na znajdujące się w nich dane, nie powinny one trafić do standardowego kontenera na odpady papierowe. Wyciek ważnych danych może mieć bowiem opłakane skutki dla pracodawcy i pracowników. HORPWX. Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia. Na szczęście przepisy nie wymagają od nas przechowywania całej dokumentacji od chwili założenia firmy aż do momentu zakończenia działalności. Dane mają swój okres przydatności, dlatego warto wiedzieć kiedy i w jaki sposób zając się niszczeniem dokumentów księgowych czy pracowniczych. Kwestię niszczenia dokumentów kadrowych oraz finansowych regulują przepisy zawarte w Ustawie z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm. Tam znajdziemy informacje o zakresie odpowiedzialności, jaki spoczywa na administratorach danych osobowych, czyli przedsiębiorstwach, instytucjach itd., jak i karach, które nakłada się w przypadku niedopilnowania obowiązków wobec tych danych. Niezwykle istotne jest zatem odpowiednie zatroszczenie się o przechowywaną dokumentację, jak i jej skuteczne zniszczenie, bez obaw o to, czy zawarte tam informacje ujrzą jeszcze kiedyś światło dzienne. Zanim zabierzemy się za niszczenie faktur czy innych materiałów, warto przeanalizować które z nich faktycznie mogą zostać zniszczone. Okres ważności dokumentu zależy bowiem od jego rodzaju. W przypadku dużego przedsiębiorstwa, gdzie dokumentacji jest naprawdę sporo, konieczne jest wdrożenie instrukcji archiwalnej dzięki, której osoby odpowiedzialne za jej gromadzenie, będą znały wytyczne odnośnie archiwizacji dokumentów oraz okresów jej przechowywania. Nie bez znaczenia jest to, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać przez minimum 5 lat. Z kolei dokumentację kadrową, np. karty wynagrodzeń pracowników, aż 50 lat. Po dokonaniu selekcji, gdy już wiemy jakie dokumenty można poddać zniszczeniu, musimy wziąć pod uwagę ich formę i ilość. Zapewne zniszczenie dokumentacji w formie papierowej nie będzie dla nikogo wyzwaniem, jeśli jej ilość nie jest zbyt duża , lecz co zrobić gdy zgromadzona dokumentacja to kilkaset segregatorów?. Dodatkowe utrudnienie pojawić się może, gdy dokumentacja zapisana jest na nośnikach elektronicznych – CD, DVD, kartach pamięci, dyskach twardych itp. W obu przypadkach potrzebny jest już specjalistyczny i wydajny sprzęt, którego najczęściej brakuje w typowej firmie. Jeśli wiemy już jakiego rodzaju dokumenty będziemy niszczyć, warto zastanowić się nad tym, gdzie to zrobić. Pamiętajmy, informacje zawarte w tego rodzaju materiałach, są na tyle poufne, że nie możemy pozwolić sobie na ich przypadkowy wyciek. Jeśli nie mamy możliwości, aby niszczenie dokumentów księgowych czy kadrowych przeprowadzić w siedzibie firmy – skorzystajmy z pomocy firmy zewnętrznej, pamiętając jednak o konieczności przeprowadzenia audytu, który pozwoli nam upewnić się, że wybrany dostawca usługi spełnienia wszystkie normy określających zasady niszczenia nośników danych.. W takich przypadkach, warto skorzystać z usług certyfikowanych firm o ugruntowanej pozycji rynkowej, która np. niszczenie dokumentów podatkowych, księgowych czy kadrowych ma w swojej ofercie od wielu lat. Sprawdzonym a zarazem bezpiecznym sposobem utylizacji dokumentów jest użyciedo tego celu specjalnych pojemników do ich gromadzenia, a następnie transportowania do miejsca, w którym zostaną zniszczone. Każdorazowo końcowym etapem procesu niszczenia danych w firmie zewnętrznej jest moment otrzymania certyfikatu potwierdzającego zniszczenie dokumentacji, a dla klientów szczególnie wrażliwych w kwestiach bezpieczeństwa możliwość osobistego uczestnictwa w procesie utylizacji . Liczą się fakty Od 2001 roku działamy w Polsce Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów 3 oddziały niszczące i 4 archiwa Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001 Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje 99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30% Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł Nasze usługi Dowiedz się więcej Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją Referencje klientów Totalizator Sportowy Sp. z w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych. Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa. Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów. Oddział Unilever Bestfoods Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej. Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA. Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług. Łukasz Skrzypczak Kierownik Archiwum Żabka Polska SA Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Marek Kasprzyk Dyrektor I Inspektoratu PZU w Krakowie Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna. mgr Izabela Żmuda Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta. mgr Halina Szumska Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług. Krystyna Grzanka Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów Henryk Małysz, Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów. dr Paweł Huczkowski, Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o. - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia. Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów. All rights reserved 2022 Rhenus Data Office Polska Sp. z Akcja partnerska Postępujący proces globalizacji sprawia, że coraz więcej firm działa w różnych miejscach, często w odległych częściach świata. Zdarza się, że pracownicy jednego oddziału pracują w innej strefie czasowej i innym kontynencie. Oczywiste jest wtedy, że obrót fizycznymi dokumentami jest mocno utrudniony i że dużo wygodniejszym rozwiązaniem, jest przesyłanie ich w formie elektronicznej. Często dokument musi być podpisany. Tutaj na scenę wchodzi podpis elektroniczny, który działa tak jak podpis fizyczny, z tą różnicą, że nie wymaga długopisu i kartki. Rozwiązanie to pozwoliło w wygodny i szybki sposób prowadzić międzynarodowy biznes. Czy jednak korzyści płynące z tego rozwiązania muszą być zarezerwowane dla międzynarodowych korporacji? Pandemia koronawirusa pokazała, że nawet mieszkając w tym samym mieście, w którym mieści się siedziba firmy wygodniej i produktywnej jest czasem pracować na odległość i przesyłać dokumenty elektronicznie. Dlatego nie dziwi nas, że coraz to więcej firm, korzysta z podpisu elektronicznego. Właśnie dla nich przygotowaliśmy listę 4 praktyk, które usprawnią korzystanie z podpisu elektronicznego i pozwolą w pełni wykorzystać jego potencjał. Od pierwszego dnia korzystaj z szablonów Jedną z potencjalnych zalet podpisu elektronicznego jest fakt, że nie musisz tworzyć nowego dokumentu za każdym razem, kiedy chcesz go dać do podpisania nowej osobie. Kiedy już stworzysz jedną umowę, kontrakt, czy inny dokument, możesz go bez końca wysyłać kolejnym osobom do podpisania. Aby jednak móc to zrobić, musisz stworzyć szablon. Dlatego pamiętaj, że kiedy tworzysz nowy dokument, zapisz go najpierw jako szablon. Praktyką, którą chcemy ci polecić, jest zapisywania tak wszystkich dokumentów, nawet jeśli tworzony przez ciebie dokument ma być jednorazowy. W przyszłości może się on bowiem okazać jeszcze potrzeby i taki szablon oszczędzi ci sporo niepotrzebnej pracy. Sprawdzaj zabezpieczenia Wiele osób myśli, że podpis elektroniczny jest mniej bezpieczny od jego fizycznego odpowiednika. Jednak nic bardziej mylnego. Jest wręcz przeciwnie. Podpis elektroniczny sprawdza się idealnie, kiedy na szali jest bezpieczeństwo i zgodność. Dokument elektroniczny jest mniej razy kopiowany, drukowany i skanowany, przez co zmniejsza się ilość okazji, podczas których może trafić w niepowołane ręce. Aby twoje dokumenty mogły być jednak bezpieczne, musi zostać spełniony jeden, podstawowy warunek. Oprogramowania podpisu elektronicznego musi być stworzone z zachowaniem odpowiednich norm bezpieczeństwa. Dlatego zanim zdecydujesz się na nawiązanie współpracy z jakąś firmą i zdecydujesz się kupić ich produkt, sprawdź z jakich zabezpieczeń korzystają. Jako wzór do naśladowania możesz wziąć elektroniczne podpisywanie dokumentów od Przenieś archiwum do świata wirtualnego Przechowywania firmowych dokumentów w formie cyfrowej jest wygodniejsze, tańsze oraz co najważniejsze bezpieczniejsze, niż utrzymywanie fizycznego archiwum. Dlatego ważne jest, aby szybko przejść proces transformacji i od samego początku wszystkie dokumenty zapisywać w formie cyfrowej. Pojawia się jednak pytanie, co zrobić ze starymi, fizycznymi dokumentami? Na szczęście je też można stosunkowo łatwo przenieść do wirtualnego archiwum. Część programów do podpisu elektronicznego posiada funkcję pozwalającą na edytowania plików PDF, word czy nawet zdjęć i umieszczanie na nich wirtualnego podpisu. Dlatego wystarczy, że zeskanujesz, czy nawet zrobisz zdjęcie starego dokumentu i możesz go używać z podpisem elektronicznym. Od tego momentu taki dokument będzie miał dodatkową funkcję. Za każdym razem, kiedy ktoś go podpisze, pojawi się jego elektroniczna kopia, która będzie spokojnie czekała na wypadek sytuacji, w której trzeba będzie do niego wrócić . Poinformuj klientów i współpracowników Korzystanie z fizycznych dokumentów i tradycyjnych podpisów wiąże się z tym, że trzeba ręcznie pilnować, czy aby na pewno wszystko jest podpisane. Zabiera to mnóstwo czasu, powoduje niepotrzebne napięcia i doprowadza do potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Również w tym wypadku wirtualny podpis może być wybawieniem. Automatyczny system sprawdzał będzie, czy wszystkie wymagane dokumenty są podpisane i poinformuje, kiedy będzie się zbliżał termin podpisania. System taki ma również możliwość informowania bezpośrednio klientów i współpracowników o dokumencie do podpisania. Dzięki podpisowi elektronicznemu mogą oni podpisać go z poziomu komputera, tabletu, czy nawet smartfona. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę, poprawia bezpieczeństwo i przyśpiesza cały proces. Aby mogło jednak do tego dość, twoi klienci i współpracownicy muszą być świadomi tej możliwość. Dlatego ostatnio praktyką, jaką chcemy ci podpowiedzieć w tym krótkim artykule, jest informowanie od momentu wprowadzenia podpisu elektronicznego o jego możliwościach, bezpieczeństwie i tym, jak może on ułatwić i przyspieszyć pracę całej firmy. Podsumowanie Podpis elektroniczny to nowoczesne rozwiązanie. Jak często z nowościami bywa, jest przez wiele osób traktowany z dystansem. Naszym zdaniem całkowicie niesłusznie. Pozwala uprościć i przyśpieszyć wiele procesów w firmie, a co więcej poprawia bezpieczeństwo. Dlatego szczerze zachęcamy do bliższego przyjrzenia się tej technologii i skorzystania z naszych wskazówek, kiedy już zdecydujesz się na skorzystanie z podpisu elektronicznego. Materiał powstał we współpracy z Yousign. Mikołaj Frączak / 26 sierpnia 2021 Przeterminowany lek – co z nim zrobić? Każdy przeterminowany lek, nawet jeśli termin jego zdatności do spożycia minął niedawno, nie powinien być przyjmowany przez pacjenta. Zwrócić należy uwagę zarówno na datę dzienną przydatności jak również (co jest równie istotne!) maksymalny czas zdatności leku po otwarciu opakowania. Zdarza się, że termin oznaczony datą dzienną na opakowaniu przypada np. dopiero za rok, ale inne oznaczenie umieszczone obok wskazuje, że lek można użyć jedynie w ciągu miesiąca od otwarcia (dotyczy np. syropów). Wówczas powinniśmy zwrócić uwagę na tę drugą informację i pozbyć się starego medykamentu. Gdzie wyrzucać leki?Najlepszą drogą jest oddanie przeterminowanego leku do apteki, która posiada odpowiednio przygotowany pojemnik. Pozwala on na bezpieczne zdeponowanie medykamentu. Pojemniki te fachowo określa się mianem konfiskatorów. Ich budowa zapobiega np. przeciekaniu płynów. Nie ma także możliwości, by osoba trzecia wyciągnęła z niego oddany do utylizacji lek. W większości przypadków, leki odkłada się na specjalną półkę znajdującą się pod pokrywą. Po jej zamknięciu nie można już ich wyjąć z powrotem. Gruz do segregacji – za niedopełnienie obowiązku aresztMichał GóreckiIle kosztuje utylizacja leków?Pacjent, który oddaje do utylizacji przeterminowane leki, nie płaci za to nic. Nie jest też zobowiązany do zakupów w danej aptece. Po prostu, podchodzi do pojemnika i wyrzuca leki. Nikt z tego powodu nie ma prawa żądać opłaty lub konieczności zakupu jakiegoś produktu!Co dzieje się z przeterminowanymi lekami?Pojemniki, do których wyrzucamy przeterminowane leki, są otwierane wyłącznie przez osoby pracujące w firmach zajmujących się odbiorem odpadów niebezpiecznych. W kolejnym kroku trafiają one do zakładów utylizacyjnych, spełniających określone standardy. Jak przygotować leki do utylizacji?Pamiętajmy, do pojemników na niepotrzebne lub przeterminowane leki nie wolno wyrzucać innych produktów np. baterii (co czasem się zdarza). Warto wyrzucać jedynie blistry z tabletkami, bez tekturowego opakowania. Oszczędzamy w ten sposób pojemność pojemnika. W razie wątpliwości należy skontaktować się pracownikiem apteki. Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień. Czy ten artykuł był przydatny? Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od sektora działalności, generuje szereg poufnych dokumentów, które trafiając w niepowołane ręce mogą skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Przechowywanie dokumentacji firmy to podstawa jej funkcjonowania na szczeblu formalnym i organizacyjnym, jednak po upływie określonego okresu tracą one swoją ważność i podlegają obowiązkowi trwałego zniszczenia, dlatego wyrzucenie ich na śmietnik to pogwałcenie prawa o ochronie danych osobowych. Co zatem zrobić z niepotrzebnymi dokumentami? Utylizacja dokumentów firmowych Niszczenie dokumentów, których dalsze przechowywanie nie jest już w żaden sposób wymagane, dla wielu przedsiębiorców staje się problematyczne w momencie, kiedy ich ilość znacznie przewyższa realne możliwości nowoczesnych niszczarek będących już pewnym standardem wyposażenia polskich biur. Polskie prawo o ochronie danych osobowych nie narzuca z góry sposobu, w jaki poufne dane w formie papierowej mają ulegać zniszczeniu. Jedynym warunkiem jest jego nieodwracalny charakter, który musi uniemożliwić ponowne odczytanie zawartości dokumentów. Zobacz także: Palenie starych dokumentów Jedną z najpopularniejszych metod pozbywania się niepotrzebnych dokumentów jest ich palenie. Polskie prawo tego nie zabrania, jednak trzeba pamiętać o tym, aby wszystkie dokumenty spaliły się całkowicie. Jest to zdecydowanie najtańsza forma utylizacji zbędnej dokumentacji firmowej, która powinna być przeprowadzona w sposób umiejętny i kontrolowany. Niedopełnienie obowiązku całkowitego zniszczenia dokumentów może skutkować odpowiedzialnością karną. Palenie dokumentów w formie papierowej nie zwalnia również z obowiązku wcześniejszego przygotowania protokołu dotyczącego rodzaju dokumentów, które zostały zakwalifikowane do zniszczenia. Niszczenie dokumentów – profesjonalne usługi Coraz więcej firm zajmujących się utylizacją, recyklingiem czy selekcją odpadów o różnym pochodzeniu umożliwia zniszczenie dokumentów w sposób w pełni profesjonalny. Przed skorzystaniem z podobnych usług należy jednak upewnić się czy dany podmiot posiada odpowiednie uprawnienia i certyfikaty pozwalające w pełni legalnie niszczyć poufne dokumenty na mniejszą bądź większą skalę. Co więcej – firmy działające w sektorze surowców wtórnych i recyklingu odpadów coraz częściej oferują możliwość udokumentowania niszczenia papierowej dokumentacji na przenośnym nośniku, co świadczy o profesjonalnym podejściu do ochrony danych osobowych klientów. Dodatkowym atutem profesjonalnego niszczenia dokumentów jest ich bezproblemowy transport na miejsce utylizacji, który zazwyczaj zapewnia usługodawca. Znacie takich? Macie klientów, którzy nie chcą od Was odbierać swoich segregatorów z dokumentami? A może Wy sami lubicie kitrać te papiery bo: może będę jeszcze ich potrzebować, w końcu rok podatkowy jeszcze się nie skończył, lepiej jak ja je będę mieć u siebie, bo klient to jeszcze je zgubi i wtedy będę miała problem, przecież czasem klient dzwoni i chce, aby mu przesłać skan jakiejś faktury, to jak ja je mogę mu oddać? u mnie to one są w porządeczku poukładane, jak ja je oddam klientowi, to on tam mi wszystko pomiesza i zrobi bajzel, jak przyjdzie kontrol 😉 to ja mam tu wszystko u siebie, wiem gdzie co leży i to jest wygodniejsze, ja muszę je jeszcze sobie najpierw przejrzeć, poukładać, zarchiwizować, ponumerować i dopiero wtedy będą gotowe do oddania, nie mam czasu na zrobienie dokładnego protokołu zdawczo-odbiorczego tych dokumentów, przecież to zajmuje strasznie dużo czasu i nie mam kiedy się za to wziąć, e tam, bez przesady, te 300 segregatorów wcale tak dużo miejsca nie zajmuje. 😂 Mieć papiery w biurze czy nie mieć – oto jest pytanie No więc jak to jest? Kto u Was jest hamulcowym w pozbywaniu się papierów z biura? Czy Wasze szafy pękają w szwach? Bo powiem tak – można to zmienić. 🙂 Choć oczywiście trzeba chcieć to zmienić, bo jak to mówią – nie ma zmian bez zmian. Jeżeli więc chcielibyście odetchnąć pełną piersią i rozejrzeć się po własnym biurze, jasnym, czystym, bez segregatorów zalegających na biurkach, pod biurkami, za biurkami i koło biurek, gdzie echo się przyjemnie niesie – to czas wziąć się do roboty. Odetchną nie tylko biurka, nie tylko zwolni się miejsce, nie tylko pojawi się wolna przestrzeń do pracy, ale odetchnie też głowa. Bo czy nie jest tak, że przetrzymywanie dokumentów to taki niewidzialny garb, który nosimy? Gdy przechowuję dokumenty, to ciąży na mnie duża odpowiedzialność, aby nic się nie zgubiło, nie zniszczyło. A gdyby wybuchł pożar w biurze, to dopiero byłaby tragedia. Może warto odpowiedzieć sobie z ręką na sercu na pytanie, czy oby na pewno to JA muszę przechowywać dokumenty wszystkich moich klientów i czy oby na pewno oni nie mogą tego robić sami i sami ponosić ten ciężar zorganizowania miejsca na swoje własne dokumenty, zadbania o ich bezpieczeństwo i ochronę przed zniszczeniem. Może te nasze obawy, że gdy oddamy klientowi jego papiery to on zacznie wypinać z nich różne rzeczy, potem nie wepnie na miejsce albo zgubi, są jednak trochę przesadzone? Zdarzało mi się prosić klienta o przyniesienie oddanych mu wcześniej dokumentów, bo coś tam coś tam, to dostawałam je dokładnie w takim samym stanie jak je oddałam. Jestem przekonana, że większość klientów nawet nie otwiera tych segregatorów. A jak są spakowane w karton, to wracają nietknięte w tym samym zaklejonym kartonie. Trzeba spojrzeć prawdzie w oczy – mało jaki klient interesuje się swoimi fakturami. 🙂 A nawet jeżeli znajdzie się taki rodzynek, co zajrzy, poczyta, powypina, pomiesza, a potem zgubi – to co z tego? No to powypina, pomiesza i zgubi. Po prostu. My mamy programy księgowe, tam wszystkie informacje są, dokumenty przecież można odzyskać (oczywiście to klient dzwoni, jeździ i odzyskuje – nie księgowa, 🙂 a przynajmniej nie za darmo 🙂). Myk – szybki telefon do biura i mam Jest moim zdaniem zgoła inaczej – klienci bardzo chętnie pozbywają się dokumentów przynosząc je księgowej, a potem równie niechętnie je od księgowej zabierają. 🙂 Jednak klienci czują, że u księgowej te dokumenty są bezpieczne i po prostu zaopiekowane. Poza tym po co je odbierać, to się zwyczajnie nie opłaca – gdy potrzebny jest jakiś skan faktury to myk – szybki telefon do biura i już mam na mailu skan fakturki sprzed 3 lat. A tak to by człowiek musiał iść gdzieś na strych, odkopywać jakieś segregatory, szukać tej faktury, to jest straszna robota! Nikomu się nie chce. Po co więc to robić, jak księgowa wszystko da niemal od ręki. Gdybym była klientem biura, to też bym lawirowała tak, by nie odbierać swoich papierów – bo po co mi kolejny problem? Nie mam gdzie ich trzymać, jak się coś z nimi stanie to będę miała problem, a tak księgowa ma problem. 🙂 Ona tam wszystko urzędowi pokaże jak będzie trzeba, ja nic nie będę musiała, ogólnie nie mam na głowie tematu. Jest coś w tym dostarczaniu dokumentów do biura – wtedy zrzuca się odpowiedzialność za te faktury, one tam sobie leżą i wchodzą na psychę księgowej. A gdy klient jeszcze dodatkowo nie płaci za usługi księgowe i zalega za faktury od księgowej, to i tak przynosi co miesiąc swoje dokumenty do biura. I księgowa zaczyna się stresować, myśli o nich, czy księgować, czy nie, czy może chociaż przeglądnąć te dokumenty, bo może jest tam coś ważnego, terminowego – no ogólnie jakaś presja jest, minimalna, ale zawsze. Te zalegające papiery cały czas są gdzieś tam z tyłu głowy u księgowej. A po co? Po co to wszystko? Czy nie lepiej mieć piękne kwiaty w doniczkach zamiast szaf z segregatorami? Czy nie lepiej wstawić w to miejsce jakiś wygodny fotel i zrobić mini strefę relaksu? Jestem pewna, że każdy z nas bardzo szybko by wymyślił, co zrobić z odzyskanym miejscem w biurze. Niektórzy wstawiliby tam kolejne biurko dla kolejnego pracownika, a inni szezlong do czytania gazet podatkowych. 🙂 Tak czy siak – odzyskana, po segregatorach ze starymi dokumentami, przestrzeń ucieszy każdego. Więc nie warto zarastać starociami, nie warto robić archiwów w biurze, tylko się tych wszystkich papierów na bieżąco pozbywać. A jak ktoś w biurze ma gdzieś na serwerze zapisane skany dokumentów, to już w ogóle bez dwóch zdań. A jak to zrobić? Jak się ich pozbyć? Powiem tak – skutecznie. 😉 Gdybyś kiedyś potrzebowała dodatkowej motywacji w zorganizowaniu akcji pozbywania się dokumentów z własnego biura – służę pomocą. Ja uwielbiam pozbywać się starych trupów, zwłaszcza z szaf. 😉 Karolina Kozłowska

co zrobić ze starymi dokumentami